گزارش کار چیست؟

گزارش کار شرحی مختصر اما دقیق و منظم از مجموعه فعالیت های یک کارمند در یک بازه زمانی مشخص است. به نحوی که برای مدیر قابل درک، تحلیل و ارزیابی باشد.

گزارش نویسی یکی از اعمال  مهم و حیاتی هر کسب و کاریست که اگر به طور منظم، مرتب و دقیق توسط تمام کارمندان و مدیران مجموعه انجام شود، توسعه و پیشرفت سازمانی را به دنبال دارد. آیا به شغل کارمندی در یک شرکت و یا سازمان مشغول به کار هستید؟ تا کنون برای شما اتفاق افتاده با وجود تمام زحمات و تلاشی که برای انجام وظایف کاری تان می کنید باز مورد نقد و خشم مدیر خود قرار بگیرید؟

باید بگویم یکی از علت های رایج ترک کار در شرکت ها و سازمان ها، نادیده گرفتن تلاش های کارمندان توسط مدیران و یا کارفرمایان مربوطه است. اما به راستی چه کسی مقصر است؟ آیا واقعا کارمند کم کاری می کند و یا مدیر سهوا یا عامدانه برچسب کم کاری به او می زند؟ چه راهی برای حل این مشکل وجود دارد؟ جواب خیلی دشوار نیست. گزارش کار. بله درست متوجه شدید. گزارش کار شفاف سازی می کند.

گزارش کار چه اهمیتی دارد؟

حتی اگر دلسوزانه کار می کنید باز هم باید عملکرد خود را به رئیس و مدیرتان گزارش دهید. گزارش کار علاوه بر اینکه شرحی مختصر اما قابل فهم از عملکرد روزانه و ماهانه شما به مدیرتان ارائه می کند، اطلاعات و داده های ارزشمندی از مجموعه فعالیت های سازمان نیز در اختیار آنها می گذارد تا به کمک این داده ها بتوانند برنامه ریزی های سازمانی و تصمیمات حیاتی برای آینده کسب و کارشان را به درستی اتخاذ کنند.

در طول سال هایی که با کارمندان و مدیران بخش های مختلف شرکت ها ارتباط داشتم، از نزدیک شاهد مقاومت آنها در ارائه گزارش کار بودم. کارمندان تصور می کنند انجام این کار اتلاف وقت است. در حالی که گزارش کار دقیق و شفاف می تواند مدیران را از نحوه فعالیت و انجام وظایف کاریشان مطلع کند و صدای عملکرد درست آنها را به گوش مدیر، رئیس و کارفرما برساند.مضاف بر این همه مدیران برای کنترل و مدیریت اعضای تیم و کارمندان خود، به دریافت گزارش کار آنها نیاز اساسی دارند.

مدیران علاقمندند در جریان تمام اتفاق های واحد سازمانی خود قرار بگیرند. ممکن است مدیر زمان کافی برای حضور در محل کار نداشه باشد و یا به علت مشغله کاری در جریان جزئیات لحظه ای فعالیت کارمندانش قرار نگیرد. بنابراین کارمندان با گزارش کار روزانه علاوه بر ارائه گزارش کارشان، می توانند مواردی همچون مشکلات کاری، نواقص احتمالی، میزان پیشرفت کار، موانع موجود، ریسک ها، خطرات احتمالی، بازخوردهای مشتریان و ارباب رجوعان را به راحتی به مدیر و رئیس خود انتقال دهند.

نقش گزارش کار در توسعه فردی

گزارش نویسی به پیشرفت و توسعه فردی نیز کمک می کند. زمانی که از عملکرد خود گزارش تهیه می کنید به نقاط قوت و ضعفتان پی می برید. هنگامی که در حال انجام کار هستید اشرافی بر میزان دقت، تمرکز و سرعت عملکردتان ندارید اما در پایان کار و زمانی که به نتیجه کار نگاه می کنید به راحتی می توانید نحوه فعالیت خود را تحلیل، بررسی و ارزیابی کنید. نقاط ضعف را شناسایی و پوشش دهید و بر نقاط قوت خود بیافزایید.

همه ما انسان ها پتانسیل پیشرفت داریم اما به دلیل عدم شناخت درست از موانعی که بر سر راه موفقیت داریم همواره از پیشرفت باز می مانیم. این ناکامی در مسیر پیشرفت شغلی ما نیز اتفاق می افتد. اگر بتوانیم در کار و پیشه خود این موانع را شناسایی کرده و از سر راه برداریم مسیر موقیت را با سرعت بیشتری طی خواهیم کرد.

بخش عظیمی از این موانع نقاط ضعفی هستند که هنوز از آنها آگاهی نداریم. در حین کار به روش هایی که عادت کرده ایم عمل می کنیم و چون ارزیابی دقیقی از آنها نداریم در تشخیص آنها نیز ناکامیم. پیشنهاد می کنم از امروز اگر نرم افزار CRM دارید در این نرم افزار و اگر CRM در دسترس نیست، در یک فایل اکسل روزهای کاری تان را مشخص و مجموعه فعالیت هایی که در طول روز به آنها می پردازید را به صورت روزانه در آن یادداشت کنید.

در پایان روز به عملکرد خود نگاه کنید. اطمینان دارم در نگاه اول متوجه مدت زمان زیادی می شوید که به بطالت گذشته است در حالی که همواره احساس می کرده اید زمان کافی برای انجام وظایف تان ندارید. اما اگر دقیق تر به این گزارش نگاه کنید متوجه میزان عملردتان می شوید. سرعت عمل و دقت خود مورد بررسی قرار دهید. اگر بتوانید آنها را به درستی ارزیابی کنید، هر روز پیشرفت بیشتری را نسبت به قبل تجربه خواهید کرد.

سخن پایانی

در انتها به شما پیشنهاد می کنم گزارش کار را جدید بگیرید. اجازه دهید رئیس شما در جریان عملکردتان قرار بگیرد. حسن نیت شما در انجام وظایف محوله و وجه تمایزتان در مقابل سایر کارمندانی که در انجام وظایف خود همواره کوتاهی می کنند زمانی برای مدیر مشخص می شود که از نحوه فعالیت شما در محیط کار آگاهی داشته باشد. اگر در انجام این کار مهم و حیاتی به هر بهانه ای کوتاهی کردید، زمانی باید در برابر ظن و گمان کم کاری رئیس تان از شما، پاسخگوی سوالات او باشید، در حالی که میدانید مستحق انجام این کار نیستید.

« اگر شما هم فروشنده، کارشناس فروش یا مدیر فروش هستید و یا به حرفه فروشندگی علاقه دارید و با پیشرفت در این حرفه به دنبال کسب درآمد عالی هستید، من سجاد فرج الهی در دوره آموزش فروش بر پایه اصل 2+2 به شما کمک می کنم تا در کوتاه ترین زمان، مهارت ها و تکنیک های مهم و موثر فروش را بیاموزید. مطالب و سرفصل های آموزشی این دوره که از جدیدترین دوره های آموزش فروش در ایران به شمار می رود را با تکیه بر 15 سال تجربه فروشندگی، مطالعه انواع کتاب ها و مقالات بزرگان فروش دنیا و تحقیق و پژوهش در زمینه فروش و بازاریابی آماده کرده ام. برای کسب اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید. »

برای مطالعه مقالات بیشتر می توانید به بخش مقالات وب سایت مراجعه نمایید.